Выгоды от внедрения проектного управления

нажмите на текст
  О нас / Наши тренера   |   Контакты   |   Наши клиенты   |   Отзывы   |   Проекты месяца   |   Партнеры   |   Вакансии  
На главную Написать нам Поиск
ТРЕНИНГИ,
КОНСАЛТИНГ, КОУЧИНГ,
КОРПОРАТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
ПО ПРОДАЖАМ И УПРАВЛЕНИЮ


адрес: Украина, Киев, ул. М.Расковой, 11-Б, офис 212
e-mail: info@mypersonal.com.ua
тел.: +38(044) 495-2656, +38(067) 233-3586, +38(067) 443-0113, +38(093) 970-6610
   Тренинги
   Управление временем и делегирование
   NEW! «Корпоративный тайм-менеджмент»
   Эффективное взаимодействие и личное планирование с Microsoft Outlook
   Управление проектами с Microsoft Project
   Стресс - менеджмент: управление временем в условиях неопределенности
   Эффективный ассистент руководителя и секретарь
   Индивидуальное обучение
   Личная эффективность руководителя
   Эффективное планирование времени с органайзером
   Личное планирование и эффективное взаимодействие с Microsoft Outlook
   Проведение совещаний
   Статьи
   Управление временем и делегирование
   Эффективное взаимодействие и личное планирование с Microsoft Outlook
   Управление проектами с Microsoft Project
   Фотогалерея
   Управление временем и делегирование
   Эффективное взаимодействие и личное планирование с Microsoft Outlook
   Управление проектами с Microsoft Project





Статистика посетителей:
Всего: 771412
За месяц: 391
Сегодня: 111
Онлайн: 1

+38(044) 495-2656, +38(067) 233-3586, +38(067) 443-0113, +38(093) 970-6610


Выгоды от внедрения проектного управления на базе MS Project 2000 и MS Project Central Server

Вместо предисловия, вполне реальная беседа двух менеджеров.
- - Дима просто бездельник! Как руководитель компании он ни чего не делает, а только изредка просматривает отчеты и вносит незначительные коррективы. Более того, его на работе редко встретишь, он просматривает отчеты через Internet и в основном на бесчисленных встречах. Вместо того, чтобы постоянно руководить и быть в курсе всего, он только думает об открытии новых фирм. Сколько их у него?
- - Уже три.
- - И все три фирмы прекрасно работают без его вмешательства! Он им не нужен, толку от него как от руководителя - ноль.
- - А, по-моему, Дима просто гениальный организатор, раз все работает без его постоянного контроля… 

NEW! Проектный калькулятор показывает, сколько может экономить компания при использовании методик проектного менеджмента.

Голубая мечта руководителя #1: автоматическое управление заданиями

На мой взгляд, у каждого руководителя, не зависимо от уровня, есть голубая мечта - делегировать почти 100% своих обязанностей по поддержанию деятельности своего подразделения (фирмы) исполнителям, сосредоточиться на стратегических моментах развития и лишь изредка вносить коррекции в исправно функционирующую систему.
Для многих это остается лишь мечтой, менеджеры крутятся как белки в колесе пытаясь залатать многочисленные управленческие протечки.
Тем не менее, мечта об управлении "на автопилоте" уже для многих стала реальностью. Для этого требуется иметь технологию проектного управления и специальное программное обеспечение, поддерживающее данный метод менеджмента. 

Голубая мечта руководителя #2: достоверная информация для принятия решений по планированию

Многие руководители мечтают иметь не только планы, которые часто являются химерой, а и достоверную информацию о фактическом ходе дел. Сколько реально затрачивается времени и денег на определенные задачи? Каково реальное состояние выполнения планов? Какие управленческие решения были удачными и достойны подражания?
Чтобы ответить на подобные вопросы требуется специальная система, которая соберет необходимую статистику от всех сотрудников компании.

Голубая мечта руководителя #3: найти источники прибыли и убытков в деятельности компании 

Многие руководители хотят знать какая деятельность приносит подразделению прибыль, а какая только убытки. Это можно сделать, если разбить деятельность на проекты и анализировать статистику по ним в отдельности. Однако для сбора статистики по проектам нужно специальное ПО...
Основные выгоды проектного управления: управляемость, повышенная прибыль, пониженный риск

Почему именно проектное управление? Ведь можно управлять и без явного разделения деятельности на проекты. Какие проекты в отделе поддержки, который просто постоянно устанавливает одно и тоже ПО пользователем?

Разделение деятельности на проекты позволяет проанализировать не работу подразделения (фирмы) в целом, а работу по отдельным видам деятельности на определенных этапах и в рамках уникальных сделок/мероприятий. С помощью этого можно выделить и проанализировать во вроде бы однородной деятельности те самые механизмы, которые являются источником прибыли и убытков. Иными словами, разделив работу на проекты в рамках одной организационной единицы, вы можете обнаружить, что одни проекты у вас приносят прибыль, а другие нет. Выводы очевидны: сокращение убыточных проектов и развитие прибыльных.
Другой важный момент заключается в повышение управляемости и снижении рисков. Выделив некоторую деятельность в проект, вы можете спланировать ее детально и получить календарный план выполнения, а не просто симуляцию активности в некотором направлении. Кроме того, сравнивая с предыдущими проектами, вы можете оценить реальность плана, т.е. риск.
Проектное управление просто необходимо там, где повышенный риск и многообразие деятельности.

Вернемся к примеру отделом поддержки. Даже если деятельность размеренна и монотонна (обычно это низкорисковые предприятия), проектное управление может дать важные выгоды. Для начала можно порекомендовать производственному отделу оформить месячный план в виде проекта и отмечать затем фактические затраты ресурсов по отдельным пунктам. Таким образом, можно сразу получить несколько очевидных выгод. Во-первых, достаточно легко отчитаться перед начальниками, чем был занят отдел в то или иное время. Во-вторых, можно будет узнать, на что реально ушло время и потом просить более реалистичных сроков. В-третьих, анализ исполнения одного такого плана сразу позволит выявить направления деятельности и вести далее для них планирование в виде отдельных проектов.


Мечта становится реальностью с помощью MS Project Central Server 2000

Обрисуем как выглядит реализации мечты автоматического управления в случае применения MS Project 2000 и MS Project Central Server 2000. 

1) Менеджер составляет план в MS Project 2000. Этот шаг обязательный, остальные шаги ниже могут быть пройдены лишь выборочно, в зависимости от потребностей управления. 

2) MS Project 2000 автоматически калькулирует бюджет под план. 

3) Менеджер нажимает кнопку и рассылает план исполнителям (Team Assign), аналитиками и топ-менеджерам (инвесторам). 

4) Исполнители видят через Internet Explorer только свою часть плана и подтверждают его выполнимость или указывают на проблемы в исполнении задач. Отчет о подтверждении задач автоматически отсылается менеджеру, комментарии исполнителей автоматически включаются в план. 

5) Аналитики (эксперты, менеджеры по качеству и т.д.) видят через Internet Explorer только те параметры плана, на которые они имеют права (views). С помощью автоматического анализа статистических показателей (data mining, OLAP, SQL reports….) аналитики дают заключение о риске и рентабельности плана. Заключение отсылается менеджеру. 

6) План менеджера попадает в портфель (portfolio) планов топ-менеджеров (инвесторов), которые через браузер или MS Project 2000 просматривают план и делают свое заключение. 

7) После автоматизированного согласования базовый (base line) план сохраняется и начинается работа. 

8) Менеджер лишь изредка просматривает состояние работ по различным критериям и не вмешивается, если все идет в рамках стандартных отклонений (Deviation). Заметим, менеджер приложил некоторые усилия при старте проекта, далее будет почти сплошная автоматика. Проект действительно пойдет на автопилоте, если заложенный план был хорош. Плохой план хорошим Central не сделает. 

9) Исполнители сами могут создавать новые задачи в плане, передавать задачи друг-другу (New Task, Delegate Task). Эти правила игры устанавливаются заранее и отслеживаются MS Project Central. Фактически исполнители дополняют план менеджера по ходу дела. У менеджера в почтовом ящике стоит робот (Rules), который автоматически обрабатывает сообщения исполнителей и вносит по ним коррекции в план. 

10) Менеджер может назначить кого-то в команде лидером (Leader) и поручить ему отслеживание выполнение плана и его коррекцию по необходимости. 

11) По ходу дела исполнители присылают отчеты о ходе выполнения работ (Team Update), это сообщения также обрабатываются роботом, который вносит отметки об исполнении в план. 

12) Исполнители не могут "забыть" отчитаться о работе, т.к. периодически у них в принудительном порядке запрашивает отчет система (Periodical Status Reports). Менеджер может анализируя из получить "сводку боевых действий": что достигнуто, какие новые цели, какие проблемы требуют вмешательства. 

13) После завершения плана аналитики делают анализ отклонений (Deviation) и уточняется статистических характеристики исполнения планов по срокам (Duration), трудоемкостям (Work), стоимостям (Cost) и т.д. Эти данные будут использованы для оценки рисков и рентабельности в дальнейшем. В качестве примера можно привести отчеты показывающие реальные трудозатраты по отдельным фазам проектов и видам работ. 

14) Аналитики, используя средства Data Mining из MS SQL Server 2000, выявляют ранее неизвестные закономерности в ходе выполнения планов и разрабатывают специфические SQL-отчеты по различным характеристикам проектов. 

15) Топ-менеджеры и аналитики могут просматривать проектную информацию для принятия решений в произвольных аналитических разрезах через Internet Explorer с помощью OLAP Services из MS SQL Server 2000.

Я обрисовал средний по сложности процесс управления, реально он может быть и гораздо проще и гораздо сложнее в зависимости от специфики организации. Какие-то шаги и методические методы перечисленные выше могут не применятся совсем. MS Project, в данном случае, как инструмент удобен тем, что позволяет наращивать технологию управления постепенно не ломая уже внедренные методы менеджмента.




 
     Благодаря курсу осознала, что есть целый ряд ненужных привычек/жестов, которые могут отвлекать собеседника. Научилась следить за собой и подавлять эти жесты. Осознала, что обладаю почти всеми необходимыми навыками для успешного бизнеса и успешного общения.
Главный вывод: надо быть чуткой к собеседнику/клиенту, но и не забывать о себе, своих целях и интересах. Самое дорогое, что у меня есть – Я:)
...
Синельникова Ольга, менеджер по продажам, Evolution Group

Все отзывы
 
 
14 июня - мастер-класс "Как добиться, чтобы Ваши приказы исполнялись и организовывать работу своих подчиненных"
Валерий Глубоченко
20-21 июня бизнес-семинар "Школа эффективного руководителя"
Валерий Глубоченко
27-30 июня "Переговоры при продажах сложных товаров или услуг"
Валерий Глубоченко
Все тренинги




  УПРАВЛЕНИЕ ЛИЧНЫМ И РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ   |   ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КЛИЕНТАМИ  

Украина, Киев, ул. М.Расковой, 11-Б, офис 212 e-mail:info@mypersonal.com.ua
© Все права защищены © Разработка сайта "CMS Webmanager-pro".

Выгоды от внедрения проектного управления

нажмите на текст